【初心者向け】Notionの登録方法と使い方【タスク管理に最適】

ヤゴコロ研究所に訪問いただきありがとうございます。東大生ブロガーの西片(@nskt_yagokoro)です

今回は、作業効率化ツールとして注目を集めている「Notion」の機能、登録方法、基本的な使い方を紹介してきます

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Notionとは？

Notionはアメリカに本拠地を置く「Notion Labs Inc.」が提供するアプリ。近年大きな注目を集めています。

Notionを一言で表すと「超高機能なメモ帳アプリ」です。

スマホやパソコンに始めから入っているメモ帳アプリは、文字や画像を入力したり、チェックリストを作成したり、といった最低限の機能しか備わっていませんよね

一方Notionは、単なるメモ帳の機能だけでなく、GoogleドライブやSlack、Twitterといった外部サービスを埋め込んだり、表を作成してデータベース管理することもできます。

また、AIが文章執筆を助けてくれる機能(Notion AI)もあるので、作業がはかどります

タスク管理のための機能も充実。たとえば、各タスクに期限や割り当て(ユーザー)、ステータス(完了or進行中など)を設定することが可能です(詳細な機能の紹介は後述)

これらの様々な機能がひとつのアプリ内で完結。いちいち複数のアプリを立ち上げる必要がなく、非常に便利です

基本的な機能は無料で使えるため、個人でも導入しやすいのがGoodポイント。デバイスはWindows、macOS、Android、iOSなどに対応しており、クラウドで同期可能です

個人利用だけでなく、会社でのプロジェクト管理にも使うことができるため、三菱重工やサントリー、SmartNewsといった大手企業でも採用されているとのこと。Notionへの信頼性の高さがうかがえます

Notion公式サイト

Notionでできること・機能

Notionは機能が多すぎるため、すべての機能は紹介しきれませんが、特に汎用性の高いものを紹介していきます

メモ帳・ページ

Notionの最も基本的な機能が「ページ機能」です

ページ機能では、一般的なメモ帳アプリと同様にテキストや画像を入力できるだけでなく、画像や動画、PDFファイル、コード、リマインダー、外部ツール(Googleドライブなど)を埋め込むことも可能。

目次や数式ブロック、ボタン機能もあるので、Webページのような操作性の高いページを作ることができます

タスク管理

Notionはタスク管理アプリとしても優秀です

各タスクに「ステータス」「割り当て」「期限」などを設定でき、状況が一目で分かります

• ステータス：未着手、進行中、完了、アーカイブ済み、から選択可能
• 割り当て：タスクを処理するユーザーを設定できる

フィルター機能、並び替え機能も使えるので、大量のタスクを同時期に処理している場合にも便利です

プロジェクト管理

複数のプロジェクトを同時に進めている場合には、プロジェクト管理機能が便利です

タスクをプロジェクトごとに分けて管理しておけば、進捗状況を把握しやすくなります

社内Wiki

Notionでは社内Wikiも作ることができます。Wikiというのは、Wikipediaのように複数のユーザーが同時編集可能なページのことです

「メンバー全員が編集・閲覧可能なページを作成したい！」「社内だけで使うホームページが欲しいけど、作るのが面倒そう…」という方におすすめです

外部サービスとの連携、埋め込み

Notionでは外部サービスとの連携、埋め込みに対応しています

たとえば、出張関連のページにGoogleマップを埋め込んでおけば、いちいち地図アプリを起動しなくてもメモ上で地図を見られるので便利です

Googleマップ以外にも様々な外部サービスと連携できます

↓Notionと連携可能な外部サービス

• Googleドライブ
• Googleマップ
• Twitter
• GitHub
• Slack
• Zoom
• Adobe XD などなど

Notionの登録方法

ここからはNotionの登録方法を紹介していきます(ここではパソコンでの登録方法を紹介しますが、スマホでもほとんど同じです)

まずは、以下のリンクから公式サイトにアクセスしてください

Notion公式サイト(www.notion.so)

右上の「Notionを無料で入手」をクリック。

続いて、登録したいメールアドレスを入力してから「メールアドレスでログインする」をクリックします。お持ちのGoogleアカウントやAppleアカウントでログインすることも可能です。

入力したメールアドレスにサインアップコードの書かれたメールが届きます。サインアップコードをコピペして「新規アカウントを作成する」をクリックしてください

続いて、Notionで表示する名前とパスワードを設定します

パスワードの設定を終えると以下のような画面が表示されます。利用目的を選択すると自動で設定をしてくれるようです

つづいて簡単なアンケートに答えます↓

次にワークスペースの名前を決めます。「アルバイト(塾講師)」「動画編集」みたいな感じで、作業内容・プロジェクトごとにワークスペース名を設定しておくと分かりやすいです

「続ける」をクリックすると、以下のような画面が表示されます

誰かと共同作業する場合には、招待したい相手のメールアドレスを入力して「Notionに移動する」をクリックしてください(招待したい相手が決まっていない場合には未入力のまま”Notionに移動する”をクリック)

Notionのページが表示されます。あとは「ToDoリスト」「プロジェクト＆タスク」「プロジェクト、タスク、スプリント」の中から使いたいテンプレートを選んで「始める」をクリックすれば基本的な設定は完了です

• ToDoリスト：
• プロジェクト＆タスク：
• プロジェクト、タスク、スプリント：

Notionの基本的な使い方(ページ機能＋α)

先述した通り、Notionには様々な機能がありますが、ここでは最も基本的な機能である「ページ機能」について紹介していきます

新規ページの追加

画面の左下に「＋新規ページ」という項目があるのでクリックしてください

以下のような空のページが表示されます

一番上の「無題」のところにはページ(メモ)のタイトルを入力します

タイトルを入力したら、左側のメニューで表示されるアイコンを設定します。タイトル上の「アイコンを追加」をクリックすると、絵文字やアイコンが表示されるので自由に選択してください

お好みでカバー画像も設定しておきましょう。タイトル上の「カバー画像を追加」をクリックすると、メモの上部に画像が表示されます

マウスポインタを画像のところに持って行くと「カバー画像を変更」というボタンが出てくるのでクリック。画像がいくつか表示されるので、お好みの画像を選択してください(自分の画像をアップロードすることも)

これでノートの体裁が整いました。「空のページ」をクリックすると、ノートの中身を作成できるようになります

テキスト等の入力・編集

テキストの入力は非常に簡単です。普通のメモ帳アプリと同じように入力したい場所にカーソルを合わせて文字を入力すればOK。マークダウン記法にも対応しているので、慣れれば爆速で入力できます

入力したテキストを選択すれば、テキストを装飾することも可能です

数式やコードに変換することだってできます

見出しやリスト、チェックボックス、表などを入力したい場合には「＋」をクリックします

入力したい項目を選択します

メディア(画像、動画など)、コード、数式の挿入

ページの中に画像や動画、コード、数式を挿入したい場合には、入力したい位置にカーソルを持って行って、左に表示される「＋」をクリックしてください

挿入可能な項目が一覧表示されるので、挿入したいものを選択してください

なお、無料版の場合、アップロードできるファイル容量は最大5MBとなっています。大きめのファイルをアップロードしたい場合には有料プランに切り替えるといいでしょう

外部サービスの埋め込み

先述した通り、Notionでは外部のコンテンツを埋め込むことも可能です

ページの中に外部コンテンツを埋め込みたい時には「＋」ボタンをクリックしてください

下のほうにスクロールしていくと「埋め込み」という項目が出てくるので、埋め込みたいコンテンツを選んでください

ページ全体の操作

ページ全体の操作をしたい場合は、ページ右上のメニューアイコン(点が横に3つ並んだアイコン)をクリックしてください

このメニューからは以下のような操作がおこなえます

• フォントの変更
• お気に入り登録
• リンクのコピー
• 編集履歴、閲覧履歴の参照
• インポート
• エクスポート(PDF、HTML、マークダウン)
• コネクトの追加